Nu mai e nevoie de atatea calatorii de afaceri, au constatat managerii care, presati de reducerile de costuri, au gasit o cale de a tine legatura mai ieftin cu colegii lor din strainatate. Videoconferintele sunt pentru unii o solutie: de cand fac sedinte “la distanta”, costurile unor companii s-au redus considerabil.
"Pentru inceput vom intra in legatura directa cu o colega din Bulgaria si cu un coleg care se afla cu doua etaje mai jos. Vreau sa va arat cum functioneaza sistemul." Asa a inceput saptamana trecuta Cristian Popescu, directorul general al Cisco Romania, demonstratia unei videoconferinte. Discutia a avut loc intr-o sala special amenajata pentru asemenea tip de intalniri - peretii de culoare crem erau izolati fonic, suprafata unuia dintre ei fiind pe jumatate acoperita de un ecran. Pe masa din fata ecranului se afla dispozitivul, de forma unui telefon fix, ce permite conectarea participantilor la videoconferinta aflati in locuri diferite.
Aici se intalnesc managerii Cisco Romania pentru a comunica cu filialele din strainatate si a tine legaturile cu clientii si partenerii. La inceput, in anul 2007, compania a introdus sistemul de teleprezenta doar intern, intre sucursale, pentru ca mai apoi sa se extinda si la celelalte categorii. "Intr-o videoconferinta, dupa cinci minute, participantii incep sa uite ca se afla in fata ecranului si au senzatia de intalnire fata in fata", apreciaza Popescu, socotind ca la nivelul lunii trecute Cisco a avut peste 30.000 de conferinte de teleprezenta la nivel mondial.
"Eu unul particip de zece ori pe saptamana la acest tip de intalniri. Desi in ultima perioada am calatorit mai putin in interes de serviciu, nu imi pare rau, pentru ca deplasarile inseamna pierdere de timp si lipsa de productivitate", completeaza directorul Cisco. Alexandru Mina, coordonator de comunicare al Panasonic Romania, afirma in schimb ca el nu calatoreste mai putin de cand foloseste sistemul de teleprezenta. "Videoconferintele vin doar ca o completare a deplasarilor - ne ajuta sa verificam datele, sa aducem imbunatatiri. Nu au niciun dezavantaj", comenteaza Mina.
El tine sa sublinieze diferenta dintre teleconferinta si videoconferinta, ca grad de eficienta a comunicarii: "Prima este impersonala, substituie cu greu comunicarea fata in fata, in timp ce a doua te ajuta sa vezi persoanele cu care vorbesti, reactiile si gesturile lor. Eu particip la videoconferinte de doua-trei ori pe saptamana, insa la nivel de companie au loc si trei-patru videoconferinte zilnic". Si cei de la Procter & Gamble Romania au inceput sa foloseasca sistemul de videoconferinte din 2007, pentru intalnirile interne in cadrul P&G. In prezent, utilizarea acestui sistem s-a extins, inclusiv pentru diverse intalniri cu parteneri externi.
"Avantajele utilizarii sistemului sunt foarte variate", sustine Cornelia Sofronie Pitigoi, external relations manager, Procter & Gamble Romania, referindu-se la imbunatatirea productivitatii, a colaborarii intre echipe care se afla in locuri diferite, dar si la reducerea la nivel global a emisiilor de carbon (se reduce numarul calatoriilor) si nu in ultimul rand din punct de vedere personal: reducerea numarului de ore petrecut in calatorii de afaceri (mai mult timp dedicat familiei).
Conform mai multor manageri cu care am discutat, cresterea productivitatii s-a dovedit pentru ei unul dintre cele mai importante castiguri aduse de sistemul de teleprezenta. Timpul de calatorie, care de cele mai multe ori genereaza costuri mari, poate fi transformat in timp de lucru. In cazul Cisco, spre exemplu, de la introducerea sistemului in 2007 si pana in prezent au fost economisiti peste 550 de milioane de dolari. Si Computer Generated Solutions (CGS), companie de externalizare de servicii de relatii cu clientii, a redus cu 30-40% costurile de cand a adoptat sistemul de videoconferinte.
"Noi facem zilnic videoconferinte ca sa comunicam cu colegii de la Brasov. Asa pastram o relatie apropiata cu cei de acolo", a spus Vladimir Sterescu, director general la CGS, firma al carei sistem de videoconferinte a fost procurat de la compania americana Polycom, prezenta pe piata romaneasca din anul 2007. La nivel global, Polycom a avut anul trecut venituri de 967 de milioane de dolari, fata de peste un miliard de dolari in anul 2008.
Singurul dezavantaj al sistemului de videoconferinta este, potrivit lui Mina si Sterescu, costul aparaturii, care este cuprins intre 14.000 si 350.000 de dolari.
"Acolo unde insa cumpararea unui sistem de teleprezenta se poate amortiza rapid intr-o companie (avem unele care si-au amortizat investitia in sase luni), este un mod de a reduce clar costurile", afirma directorul Cisco, adaugand ca situatia economica actuala face ca toate afacerile sa isi puna problema eficientei.Vladimir Sterescu admite ca scopul initial al utilizarii sistemelor de videoconferinta a fost de a reduce cheltuielile. "Dar teleprezenta este si instrumentul cu cel mai mare impact atunci cand vine vorba de colaborarea in companii", considera Popescu.
Desi au fost diferite incercari la nivelul anilor 1960 de a impune videotelefonia, tehnologia la vremea aceea nu a permis ca rezultatul sa fie performant. Astazi comunicarea video e un fapt comun, indiferent ca este pe calculator sau pe telefonul mobil. In Romania, interesul pentru sistemele de videoconferinte a fost pana acum comparabil cu ce s-a intamplat la nivel international, cu nuanta ca in ce priveste intreprinderile mici, managerii acestora sunt mai reticenti, deoarece bugetul lor este foarte redus, conform sefului Cisco Romania.
Pe langa teleprezenta, elementele standard de colaborare in companii sunt e-mail-ul, intranetul si mesageria instant, la care s-au adaugat in unele cazuri si retelele sociale. "Mi-aduc aminte ca acum trei ani de zile am fost la o conferinta legata de serviciile de call-center la Marriott, unul din vorbitori a intrebat cate din persoanele prezente acolo au conturi pe Facebook si nu a ridicat nimeni mana. Astazi sunt peste un milion de utilizatori ai acestei retele in Romania", comenteaza directorul general al Cisco.
El foloseste pentru comunicarea interna retelele din interiorul companiei, dar in timpul liber este "consumator de retele celebre", dupa cum se autointituleaza. "Din punctul de vedere al jobului, Facebook este o modalitate de a colabora cu clientii. Pe plan personal pastrez legatura cu fostii colegi de liceu si de facultate. Utilizez Facebook de vreo trei ani", completeaza Popescu.
In plus, o parte din procesul de recrutare in multe companii se face acum pe retelele sociale. "Daca vorbim de retelele sociale, putem vorbi si de dezavantaje, precum pierderea de productivitate, cand angajatii petrec timp de lucru socializand online. Avantajele insa sunt mult mai mari pentru business. Companiile ar trebui sa-si faca programe in ce priveste utilizarea retelelor sociale, fiindca si angajatii vor vedea asta ca un lucru productiv", conchide Cristian Popescu.
Traduceri autorizate. Traduceri legalizate.
Sursa: Business Magazin
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu